Вы здесь

Архивный сектор

ПОЛОЖЕНИЕ об архивном секторе Администрации Валдайского муниципального района

1.Общие положения
1.1.Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация муниципального района образует в своём составе архивный сектор (далее Сектор), который является её структурным подразделением без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации муниципального района, имеет угловой штамп.
1.2.Сектор подотчётен заместителю Главы муниципального района.
1.3.Положение о секторе утверждается Главой муниципального района. В Положении закрепляются организационно-правовой статус сектора, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.4.Сектор в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом  от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», областным законом от 21.03.2005 № 441-ОЗ «Об архивном деле в Новгородской области», постановлениями  Правительства Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Администрации Новгородской области, Администрации муниципального района, Уставом муниципального района, а так же нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, Архивного управления области и настоящим Положением.
1.5.Штатная численность работников сектора определяется штатным расписанием Администрации муниципального района.
1.6.Деятельность работников сектора осуществляется на основе должностных инструкций.
1.7.Финансирование и материально-техническое обеспечение сектора осуществляется за счёт средств бюджета Администрации муниципального района. Администрация обеспечивает сектор помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание и создание  необходимых условий труда работников.
При передаче здания (помещения), в котором размещён сектор, другим  организациям Администрация принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).
1.8. Местонахождение архивного сектора: г. Валдай, пр. Комсомольский, д.19/21.
 
2.Задачи и функции сектора
Основными задачами и функциями сектора являются:
2.1.Обеспечение сохранности и учёт архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
хранение и учёт документов, принятых в сектор; представление в установленном порядке учётных данных в Архивное управление области;
проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
подготовка, представление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в секторе
2.1.1. Сектор обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Новгородской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций и предприятий различных форм собственности;
документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Валдайского района;
архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;
печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды сектора;
учётных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;
2.1.2. Документы частной и иных форм собственности поступают хранение в сектор в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и сектором, действующим от имени Администрации при наличии доверенности;
2.2.  Комплектование сектора документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;
составление списков организаций – источников комплектования сектора, утверждаемых Администрацией муниципального района и согласовываемых с Архивным управлением области;
систематическая работа по их уточнению, отбор и приём документов постоянного (долговременного) хранения в сектор;
проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в секторе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, включая: рассмотрение и представление на ЭПМК комитета культуры Новгородской области поступивших от организаций номенклатур дел, описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу организаций – источников комплектования;
рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приёму в сектор;
изучение и обобщение практики работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов сектора по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, и публикаторская деятельность;
исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача  архивных справок, заверенных копий и выписок из документов,
рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, приём граждан;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам сектора.
2.5. Сектор обеспечивает исполнение отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела в следующем объёме:
2.5.1.Хранение, учёт и использование архивных документов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальном архиве;
2.5.2. Комплектование муниципального архива архивными документами, относящимися к областной собственности и находящимися на территории муниципального района
 
3.Права сектора
Сектору для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять в Администрацию муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию сектора.
3.2. Вносить на рассмотрение Администрации муниципального района и архивного управления области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в секторе, совершенствованию работы ведомственных архивов, участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией муниципального района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
Сектору для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчинённости, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов.
3.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и её структурными подразделениями.
3.5. Взаимодействовать в своей деятельности с организациями муниципального образования, архивным управлением области, региональным отделением Российского общества историков – архивистов.
 
4.  Обязанности архивного сектора
Сектор обязан обеспечить выполнение задач и функций, определённых настоящим Положением, поручений Главы муниципального района, заместителей Главы Администрации муниципального района, комитета культуры Новгородской области.
 
 5. Организация работы
5.1.Сектор возглавляет заведующий. Заведующий является муниципальным служащим и входит в Реестр муниципальных должностей.
Заведующий сектором назначается и освобождается Главой муниципального района. Это решение может согласовываться с архивным управлением области.
При смене заведующего сектором приём – передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации муниципального района, а также комитета культуры Новгородской области.
Акт приёма-передачи утверждается Администрацией и представляется в  комитет культуры Новгородской области.
5.2. Заведующий сектором:
5.2.1. Организует деятельность сектора в тесной связи и под методическим руководством архивного управления области и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на сектор задач и функций;
5.2.2. Обеспечивает обработку всей поступающей корреспонденции по вопросам архивного дела, запросов учреждений и организаций, заявлений граждан, принимает по ним необходимые меры.
5.2.3. Отчитывается о работе сектора и состоянии архивного дела в Валдайском районе перед Администрацией и в установленном порядке – перед архивным управлением области.
5.3.Деятельность сектора организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией с учётом рекомендаций архивного управления области.
5.4.Реорганизация или ликвидация сектора осуществляется Думой по предложению Главы муниципального района в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации сектора передаются учреждению – правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Новгородской области.